Metody zarządzania zapasami: FIFO, LIFO, FEFO, HIFO i ich zastosowanie w firmie

Zarządzanie zapasami to kluczowy element efektywnego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Niezależnie od branży, odpowiednia kontrola nad przepływem towarów i materiałów bezpośrednio przekłada się na rentowność firmy. Wśród licznych metod zarządzania zapasami szczególne znaczenie mają techniki FIFO, LIFO, FEFO oraz HIFO. Każda z nich oferuje unikalne podejście do rotacji zapasów i może być stosowana w zależności od specyfiki prowadzonej działalności. Świadome wykorzystanie tych metod pozwala na optymalizację kosztów magazynowania i efektywniejsze gospodarowanie zasobami.

Czym są metody zarządzania zapasami?

Metody zarządzania zapasami to systematyczne podejścia do kontrolowania przepływu towarów w magazynie. Określają one kolejność, w jakiej produkty powinny opuszczać magazyn, co ma bezpośredni wpływ na wartość zapasów, ich świeżość oraz efektywność kosztową całego procesu magazynowania.

Efektywne zarządzanie zapasami pozwala zrównoważyć dwa przeciwstawne cele: minimalizację kosztów utrzymania zapasów oraz zapewnienie wystarczającej ilości towarów do zaspokojenia potrzeb klientów.

Wybór odpowiedniej metody zależy od wielu czynników, takich jak rodzaj przechowywanych towarów, specyfika branży, wymogi prawne czy strategia finansowa firmy. Należy pamiętać, że metody te dotyczą zarówno fizycznego przemieszczania towarów, jak i ich wyceny księgowej, co ma istotny wpływ na wyniki finansowe przedsiębiorstwa.

Metoda FIFO (First In, First Out)

FIFO, czyli First In, First Out (pierwsze weszło, pierwsze wyszło), to jedna z najpopularniejszych metod zarządzania zapasami. Zgodnie z jej założeniami, towary, które najwcześniej trafiły do magazynu, powinny być pierwsze wydawane.

Zasada ta sprawdza się szczególnie dobrze w przypadku produktów z ograniczonym terminem przydatności, takich jak artykuły spożywcze, farmaceutyki czy kosmetyki. Dzięki FIFO minimalizuje się ryzyko przeterminowania towarów i związanych z tym strat finansowych.

Z perspektywy księgowej, metoda FIFO oznacza, że do wyceny rozchodu zapasów stosuje się ceny najstarszych dostępnych partii towaru. W okresie inflacji prowadzi to do wykazywania wyższych zysków, gdyż koszt sprzedanych towarów jest niższy (bazuje na starszych, tańszych zakupach), a wartość zapasów końcowych wyższa (oparta na nowszych, droższych zakupach).

Przykład zastosowania FIFO

Sklep spożywczy otrzymał trzy dostawy mleka:

• 1 marca: 100 kartonów po 2,00 zł
• 5 marca: 150 kartonów po 2,10 zł
• 10 marca: 200 kartonów po 2,20 zł

Jeśli do 15 marca sprzedano 200 kartonów, to zgodnie z metodą FIFO, koszt sprzedanych towarów wyniesie: (100 × 2,00 zł) + (100 × 2,10 zł) = 410 zł, a w magazynie pozostaną kartony z dostaw z 5 i 10 marca. Takie podejście gwarantuje, że najstarsze produkty nie zalegają w magazynie, co jest szczególnie istotne dla towarów szybko tracących świeżość.

Metoda LIFO (Last In, First Out)

LIFO, czyli Last In, First Out (ostatnie weszło, pierwsze wyszło), to metoda odwrotna do FIFO. Zakłada ona, że towary, które trafiły do magazynu jako ostatnie, powinny być wydawane w pierwszej kolejności.

Z praktycznego punktu widzenia, LIFO rzadko jest stosowana w fizycznym zarządzaniu zapasami, szczególnie w przypadku produktów z terminem przydatności. Może jednak znaleźć zastosowanie w branżach, gdzie przechowywane są towary niepodlegające zepsuciu, jak np. materiały budowlane, surowce mineralne czy metale.

W ujęciu księgowym, metoda LIFO prowadzi do wyceny rozchodu zapasów według cen najnowszych dostaw. W okresie inflacji skutkuje to wykazywaniem niższych zysków (koszt sprzedanych towarów jest wyższy) i niższą wartością zapasów końcowych (bazującą na starszych, tańszych zakupach).

Warto zaznaczyć, że w wielu krajach, w tym w Polsce zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości, metoda LIFO nie jest dopuszczalna do celów sprawozdawczości finansowej. Mimo to, niektóre firmy stosują ją wewnętrznie do analizy kosztów i podejmowania decyzji operacyjnych.

Metoda FEFO (First Expired, First Out)

FEFO, czyli First Expired, First Out (pierwsze się przeterminuje, pierwsze wychodzi), to metoda szczególnie istotna dla branż operujących produktami z określonym terminem przydatności.

Zgodnie z zasadą FEFO, w pierwszej kolejności wydawane są produkty z najkrótszym pozostałym terminem przydatności, niezależnie od daty ich przyjęcia do magazynu. Metoda ta jest bardziej precyzyjna niż FIFO, gdyż bezpośrednio uwzględnia daty przydatności, a nie tylko chronologię dostaw.

Metoda FEFO jest standardem w branży farmaceutycznej, spożywczej i wszędzie tam, gdzie bezpieczeństwo konsumentów i świeżość produktów są priorytetem.

Wdrożenie FEFO często wymaga zaawansowanych systemów informatycznych do śledzenia terminów przydatności poszczególnych partii towaru, ale korzyści w postaci minimalizacji strat z tytułu przeterminowanych produktów znacząco przewyższają koszty implementacji. FEFO pozwala na niemal całkowitą eliminację strat związanych z przeterminowaniem się towarów, co jest kluczowe zwłaszcza dla produktów wysokiej wartości.

Metoda HIFO (Highest In, First Out)

HIFO, czyli Highest In, First Out (najdroższe weszło, pierwsze wyszło), to metoda, która priorytetyzuje wydawanie z magazynu towarów o najwyższej cenie zakupu.

Z perspektywy księgowej, HIFO prowadzi do maksymalizacji kosztów w bieżącym okresie i minimalizacji wartości zapasów końcowych, co może być korzystne w kontekście optymalizacji podatkowej. Metoda ta pozwala na szybsze rozliczenie w kosztach najdroższych zakupionych towarów, co zmniejsza bieżącą podstawę opodatkowania.

HIFO może być stosowana w branżach charakteryzujących się dużymi wahaniami cen zakupu, gdzie firma chce minimalizować wpływ tych wahań na swoją rentowność. Jest szczególnie przydatna w przypadku towarów, których ceny podlegają częstym zmianom, jak surowce czy towary giełdowe. Podobnie jak LIFO, metoda ta nie jest powszechnie akceptowana dla celów sprawozdawczości finansowej w wielu jurysdykcjach.

Jak wybrać optymalną metodę zarządzania zapasami?

Wybór odpowiedniej metody zarządzania zapasami powinien uwzględniać:

• Charakter produktów – dla towarów z terminem przydatności najlepsze będą FIFO lub FEFO, natomiast dla towarów niepodlegających zepsuciu można rozważyć LIFO czy HIFO.
• Wymogi prawne i księgowe – nie wszystkie metody są dopuszczalne w każdym kraju, dlatego warto skonsultować wybór z działem księgowości lub doradcą podatkowym.
• Cele finansowe firmy – różne metody mogą prowadzić do różnych wyników finansowych, wpływając na wysokość podatków i prezentowane zyski.
• Infrastrukturę magazynową – niektóre metody wymagają specyficznej organizacji przestrzeni lub systemów informatycznych, co może generować dodatkowe koszty.
• Branżę i specyfikę rynku – w niektórych sektorach istnieją ugruntowane standardy lub najlepsze praktyki, które warto uwzględnić.

Warto również pamiętać, że firma może stosować różne metody dla różnych kategorii produktów lub w różnych obszarach swojej działalności. Na przykład, dla produktów spożywczych można stosować FEFO, podczas gdy dla materiałów biurowych wystarczająca może być metoda FIFO.

Niezależnie od wybranej metody, kluczowe jest jej konsekwentne stosowanie oraz regularna analiza efektywności. W dynamicznie zmieniającym się otoczeniu biznesowym, metody zarządzania zapasami powinny być okresowo weryfikowane i dostosowywane do aktualnych potrzeb przedsiębiorstwa, aby zapewnić optymalną równowagę między kosztami utrzymania zapasów a poziomem obsługi klienta.