Ewidencja godzin pracy na umowie zlecenie – jak ją prowadzić?

Ewidencja godzin pracy to kluczowy element współpracy na podstawie umowy zlecenia. Prowadzenie jej w sposób przejrzysty i zgodny z przepisami zapewnia ochronę zarówno zleceniodawcy, jak i zleceniobiorcy. Poniższy artykuł szczegółowo wyjaśnia, jak prawidłowo wywiązać się z tego obowiązku.

Obowiązek ewidencjonowania godzin pracy – podstawy prawne

Obowiązek prowadzenia ewidencji godzin pracy dla umów zlecenia wprowadzono wraz z nowelizacją ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, obowiązującą od 1 stycznia 2017 roku. Głównym celem tej zmiany była ochrona zleceniobiorców poprzez zagwarantowanie im minimalnej stawki godzinowej. Aby skutecznie kontrolować wypłacanie wynagrodzenia zgodnego z przepisami, niezbędne stało się dokumentowanie rzeczywistego czasu wykonywania zlecenia.

Przepisy nakładają obowiązek ewidencjonowania liczby godzin wykonywania zlecenia lub świadczenia usług w przypadku umów, do których stosuje się minimalną stawkę godzinową. Co istotne, obowiązek ten dotyczy zarówno zleceniodawców, jak i samych zleceniobiorców prowadzących działalność gospodarczą.

Minimalna stawka godzinowa w 2023 roku wynosiła 23,50 zł brutto, a od 1 lipca 2023 roku wzrosła do 23,90 zł brutto. W 2024 roku stawka ta wynosi już 27,70 zł brutto.

Kto musi prowadzić ewidencję godzin pracy na umowie zlecenie?

Obowiązek prowadzenia ewidencji godzin pracy obejmuje wszystkie umowy zlecenia oraz umowy o świadczenie usług, do których stosuje się przepisy o minimalnej stawce godzinowej. Wyjątkiem są sytuacje, gdy strony ustalają wynagrodzenie w inny sposób niż według stawki godzinowej, np. w formie prowizji lub wynagrodzenia za konkretne dzieło.

Obowiązki zleceniodawcy

Zleceniodawca ma obowiązek:

Zapewnić system ewidencjonowania godzin pracy zleceniobiorcy
Przechowywać dokumentację przez okres minimum 3 lat od dnia wypłaty wynagrodzenia
Weryfikować i zatwierdzać przedłożone przez zleceniobiorcę ewidencje
Udostępniać ewidencję na żądanie organów kontrolnych (np. Państwowej Inspekcji Pracy)

Obowiązki zleceniobiorcy

Zleceniobiorca natomiast powinien:

Rzetelnie dokumentować czas wykonywania zlecenia
Przedkładać ewidencję zleceniodawcy w terminach określonych w umowie
W przypadku samozatrudnienia – samodzielnie prowadzić ewidencję dla każdego zleceniodawcy

Jak prawidłowo prowadzić ewidencję godzin?

Przepisy nie narzucają konkretnej formy prowadzenia ewidencji godzin pracy, co zapewnia stronom umowy zlecenia elastyczność. Najważniejsze jest, aby ewidencja zawierała wszystkie niezbędne informacje i była prowadzona systematycznie.

Niezbędne elementy ewidencji

Prawidłowo prowadzona ewidencja godzin pracy powinna zawierać:

Dane identyfikacyjne zleceniobiorcy (imię, nazwisko, numer umowy)
Dane zleceniodawcy
Okres rozliczeniowy (np. miesiąc)
Daty wykonywania zlecenia
Godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy w poszczególnych dniach
Łączną liczbę godzin przepracowanych w danym okresie
Podpis zleceniobiorcy i zleceniodawcy (w przypadku formy papierowej)

Częstotliwość aktualizacji

Strony umowy zlecenia mogą swobodnie ustalić, jak często będzie aktualizowana ewidencja godzin. Najczęściej stosowane okresy to:

Tygodniowe – idealne dla umów krótkoterminowych lub wymagających częstych rozliczeń
Miesięczne – najpopularniejszy wariant, zbieżny z typowym okresem rozliczeniowym wynagrodzeń

Sposób i częstotliwość przedkładania ewidencji powinny być jasno określone w umowie zlecenia. Takie precyzyjne ustalenia pozwalają uniknąć nieporozumień i zapewniają regularność rozliczeń.

Praktyczne metody prowadzenia ewidencji

Ewidencję godzin pracy na umowie zlecenie można prowadzić na różne sposoby, dostosowując metodę do specyfiki współpracy, liczby zleceniobiorców oraz preferencji obu stron.

Dokumentacja papierowa

Tradycyjna forma prowadzenia ewidencji obejmuje:

Gotowe formularze/szablony – dostępne na stronach instytucji publicznych lub przygotowane indywidualnie
Dzienniki pracy – dedykowane zeszyty do notowania czasu pracy
Karty czasu pracy – podobne do tych stosowanych przy umowach o pracę

Zaletą formy papierowej jest prostota i brak konieczności korzystania z narzędzi elektronicznych. Jej wadą pozostaje trudniejsze archiwizowanie i większe ryzyko zagubienia dokumentacji.

Narzędzia elektroniczne

Elektroniczne metody ewidencjonowania czasu pracy zyskują coraz większą popularność:

Arkusze kalkulacyjne (Excel, Google Sheets) – umożliwiają automatyczne obliczanie łącznego czasu pracy i generowanie raportów
Dedykowane aplikacje do śledzenia czasu pracy (np. Toggl, Clockify, TimeCamp) – oferujące zaawansowane funkcje raportowania
Systemy kadrowo-płacowe z modułami do ewidencji godzin pracy zleceniobiorców – idealne dla firm współpracujących z wieloma zleceniobiorcami
Aplikacje mobilne – pozwalające na rejestrowanie czasu pracy z dowolnego miejsca, co jest szczególnie przydatne przy pracy zdalnej

Elektroniczna forma ewidencji zapewnia łatwiejszy dostęp do danych, możliwość generowania szczegółowych raportów oraz minimalizuje ryzyko pomyłek w obliczeniach. Jest szczególnie wartościowa przy większej liczbie zleceniobiorców lub gdy praca wykonywana jest zdalnie w różnych lokalizacjach.

Najczęstsze problemy i pytania

Prowadzenie ewidencji godzin pracy na umowie zlecenie często rodzi wątpliwości. Oto odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania:

Co z minimalnymi stawkami godzinowymi?

Ewidencja godzin pracy jest bezpośrednio powiązana z minimalną stawką godzinową. Zleceniodawca musi wypłacić wynagrodzenie w wysokości co najmniej iloczynu aktualnej minimalnej stawki godzinowej i udokumentowanej liczby godzin wykonywania zlecenia.

Jeśli wynagrodzenie zostało ustalone w formie miesięcznej lub zadaniowej, a faktyczny czas pracy przekracza zakładany wymiar, zleceniodawca jest zobowiązany dopłacić różnicę wynikającą z minimalnej stawki godzinowej. Właśnie dlatego rzetelne prowadzenie ewidencji ma kluczowe znaczenie dla obu stron.

Konsekwencje nieprowadzenia ewidencji

Nieprowadzenie ewidencji godzin pracy może skutkować poważnymi konsekwencjami:

Karą grzywny dla zleceniodawcy (od 1000 do 30 000 zł)
Trudnościami w udowodnieniu faktycznego czasu pracy w przypadku sporu między stronami
Problemami z prawidłowym rozliczeniem wynagrodzenia zgodnie z minimalną stawką godzinową
Negatywnymi konsekwencjami podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy

Brak ewidencji godzin pracy jest traktowany jako wykroczenie przeciwko prawom pracownika, nawet jeśli zleceniobiorca nie jest formalnie pracownikiem w rozumieniu Kodeksu pracy.

Warto podkreślić, że w przypadku braku ewidencji, podczas ewentualnego sporu sąd często przychyla się do wersji zleceniobiorcy dotyczącej liczby przepracowanych godzin, jeśli przedstawi on wiarygodne dowody (np. korespondencję mailową, zapisy z systemów informatycznych, dzienniki aktywności).

Podsumowanie

Prowadzenie ewidencji godzin pracy na umowie zlecenie to nie tylko wymóg prawny, ale także praktyczne narzędzie zapewniające przejrzystość współpracy między zleceniodawcą a zleceniobiorcą. Właściwie prowadzona dokumentacja skutecznie chroni interesy obu stron i zapobiega potencjalnym konfliktom dotyczącym czasu pracy i wynagrodzenia.

Najważniejsze zasady to:

Ustalenie jasnych reguł ewidencjonowania czasu pracy już na etapie zawierania umowy
Systematyczne i rzetelne dokumentowanie godzin pracy bez zbędnych opóźnień
Wybór odpowiedniej formy ewidencji dostosowanej do charakteru i miejsca wykonywania zlecenia
Przechowywanie kompletnej dokumentacji przez wymagany okres (minimum 3 lata)

Przestrzeganie tych zasad zapewni zgodność z przepisami prawa, ułatwi terminowe i prawidłowe rozliczenia finansowe, a w przypadku kontroli uchroni przed potencjalnymi karami. Pamiętajmy, że dobrze prowadzona ewidencja to korzyść dla obu stron umowy zlecenia, budująca wzajemne zaufanie i profesjonalizm współpracy.